ART. 3º— Definiciones. Para efectos de interpretar y aplicar la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en el Decreto 1073 de 2015, las Resoluciones 180687 de 2003, 182142 de 2007, o aquellas normas que las modifiquen o sustituyan, así como las siguientes:

Actor de la Cadena. Entiéndase a los productores e importadores de alcohol carburante y de los biocombustibles para uso en motores diésel.

Agente de la Cadena. Entiéndase al refinador, importador, almacenador, distribuidor mayorista, transportador, distribuidor minorista y gran consumidor, de conformidad con lo señalado en el artículo 61 de la Ley 812 de 2003.

Autorización Agente y Actor de la Cadena: Acto administrativo mediante el cual la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, autoriza a los agentes y actores relacionados en el artículo 2o de esta Resolución para poder ejercer la actividad y ordena el registro en el Sistema de Información de Combustibles Líquidos (SICOM).

Balance Volumétrico. Ecuación matemática utilizada para determinar los movimientos y las existencias de los distintos productos de cada agente y actor de la cadena de distribución de combustibles líquidos y biocombustibles, con base en las operaciones de recibo y entrega reales durante un periodo determinado.

Biocombustibles. Se refiere al alcohol carburante, biocombustibles de origen vegetal o animal para uso en motores diésel y otros combustibles líquidos derivados de materia orgánica.

Código de Autorización. Código único identificador asignado a cada Orden de Pedido registrada en el SICOM.

Código SICOM. Código único asignado a cada uno de los agentes y actores que cuenten con autorización del Ministerio de Minas y Energía, para que puedan ingresar y utilizar el SICOM.

Despacho. Salidas físicas de combustibles líquidos, alcohol carburante y biodiésel, de la instalación del agente.

Manual General de Usuario SICOM: Documento que contiene las instrucciones de uso del sistema por parte de los usuarios finales, que será publicado en la página web del SICOM y demás instrumentos que permitan su efectiva socialización.

Orden Anticipada Individual: Mecanismo por el cual el Distribuidor Mayorista solicita en una sola orden de pedido mensual grandes volúmenes de producto al Importador o Refinador, con la finalidad de permitir al Distribuidor Mayorista realizar recibos parciales a cada despacho por parte del agente Importador o Refinador. La orden anticipada individual tendrá vigencia únicamente hasta el último día del mes de la fecha sugerida de entrega.

Orden de Pedido: Mecanismo por el cual un agente de la cadena solicita producto a través del SICOM a un agente o actor proveedor. La orden de pedido indica los datos de la transacción de combustibles y biocombustibles a través del sistema como: el agente adquiriente, el agente o actor proveedor, la instalación de donde se va a despachar el producto, el transporte a utilizar, productos, número de guía, factura y volúmenes, entre otros.

Los estados de la orden de pedido son los siguientes:

Orden solicitadaRegistro de la orden de pedido realizada por el cliente registrado como agente de la cadena.

Orden aceptadaRegistro de la orden de despacho realizada por el agente proveedor.

Orden despachadaRegistro de la salida de producto de las instalaciones del agente o actor proveedor. Para el caso de una orden anticipada individual se puede dar el despacho parcial.

Orden cerradaRegistro de recibo del producto por parte del cliente registrado como agente de la cadena. Para el caso de una orden anticipada individual se puede dar el cierre parcial.

Orden rechazadaLa orden de pedido se puede rechazar por parte del agente o actor proveedor cuando el mismo determine la existencia de una inconformidad.

Orden anuladaLa orden de pedido se puede anular por parte del cliente, cuando el mismo determine que se presente alguna inconformidad en el estado de orden solicitada.