ART. 4º— Registro inicial de agentes de la cadena de distribución de combustibles en el SICOM. Modificado. Resolución 31100 de 2020, Art. 1, MME.  Una vez el interesado dé cumplimiento a los requisitos documentales establecidos en la Subsección 2.3 “Distribución de Combustibles líquidos derivados del petróleo” del Decreto 1073 de 2015, o la norma que lo modifique o sustituya, la Dirección de Hidrocarburos procederá a informar al operador del Sicom para que realice los respectivos registros y capacitaciones, se habilite al agente para realizar las operaciones a que diera lugar, según su condición de agente de la cadena, y asigne el respectivo código Sicom.

Sin perjuicio de lo anterior, el agente deberá informarse y capacitarse acerca del uso de la herramienta Sicom y demás herramientas tecnológicas requeridas para la correcta operación en ese Sistema, previo a cualquier operación a realizar en el mismo.

La capacitación sobre el Sicom deberá ser solicitada únicamente por quienes ostenten la calidad de agentes de la cadena de distribución, y lo harán al operador del sistema, quien deberá programarla dentro de los 20 días calendario siguientes a la solicitud.

Los distribuidores minoristas a través de estación de servicio pública automotriz o fluvial, deberán cumplir con los requisitos establecidos en la Subsección 2.3 “Distribución de Combustibles líquidos derivados del petróleo” del Decreto 1073 de 2015, y para su registro solo bastará la comunicación oficial enviada por la Dirección de Hidrocarburos al operador del Sicom.

PAR. 1º—  Los agentes de la cadena de distribución de combustibles, según se requiera y conforme con el Decreto 1073 de 2015 y demás normas aplicables, deberán allegar a la Dirección de Hidrocarburos los permisos ambientales correspondientes según la normatividad que para el efecto expida la autoridad ambiental nacional y/o regional competente, para cada infraestructura asociada a la operación del agente de la cadena.

PAR. 2º— Cuando el interesado en adelantar la función de distribución de combustibles líquidos a través de estaciones de servicio no sea el propietario de la estación de servicio se le denominará operador, debiendo informar y acreditar el mecanismo contractual que celebró para adelantar la actividad comercial de distribución de combustibles. Así mismo, deberá actualizar dicha acreditación ante la solicitud de la Dirección de Hidrocarburos o ante cualquier cambio de esa condición.

PAR. 3º—  Cuando el agente autorizado para ejercer la distribución minorista de combustibles sea el propietario de la estación de servicio, se denominará operador – propietario, y deberá aportar el certificado de existencia y representación legal y/o certificado de matrícula mercantil o el certificado de matrícula mercantil del establecimiento de comercio. Así mismo, deberá actualizar dicha acreditación o certificación ante la solicitud de la Dirección de Hidrocarburos o ante cualquier cambio de esa condición.

PAR. 4º— Modificado. Resolución 1290 de 2022, Art. 1, MME.  Para salvaguardar el régimen de abastecimiento, de precios y de distribución de los combustibles líquidos, la Dirección de Hidrocarburos podrá suspender de forma automática el código SICOM del agente cuando la póliza de responsabilidad civil extracontractual o el certificado de conformidad o de inspección se encuentren vencidos. Esta suspensión será levantada una vez el agente allegue los documentos actualizados a esa Dependencia.

La suspensión automática de la que trata este parágrafo respecto del código SICOM de los agentes que no cuenten con certificado de conformidad y/o de inspección, que verifique el cumplimiento de los requisitos establecidos en el reglamento técnico previsto en la Resolución 40405 de 2020 modificada por la Resolución 40198 de 2021, empezará a aplicarse a partir del 1 de noviembre de 2022. Lo anterior, sin perjuicio de la transitoriedad prevista en el numeral 13.2 del anexo general de la Resolución 40198 del 24 de junio de 2021.

La suspensión automática de que trata este parágrafo, respecto del código SICOM de los agentes que no cuenten con póliza de responsabilidad civil extracontractual empezará a aplicarse a partir de la vigencia de la presente resolución.

Cuando se deba realizar la actualización del certificado de conformidad o de inspección o de la póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual sin cambiar el organismo de inspección o la aseguradora con la cual se suscribió el mecanismo contractual, se deberán remitir los documentos necesarios directamente al SICOM. En caso de que el agente cambie de ente certificador o aseguradora, deberá remitir los documentos a la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía para su correspondiente aprobación y posterior envío al SICOM.

Una vez radicados en el SICOM los mencionados documentos, la actualización en el sistema se llevará a cabo en un término no mayor de setenta y dos (72) horas.

PAR. 5º—  Cuando el certificado de conformidad se encuentre suspendido por parte del organismo certificador, con el fin de autorizar el levantamiento de la medida de suspensión, el certificador deberá allegar a la Dirección de Hidrocarburos, un informe detallado y motivado en el que se indiquen las razones por las cuales toma la medida de levantamiento de suspensión.

PAR. 6º—  Con el ánimo de salvaguardar el servicio público de distribución de combustibles líquidos, la suspensión temporal del código Sicom de un agente de la cadena de distribución de combustibles, así como la suspensión de autorizaciones sobre las instalaciones, facilidades o infraestructura de los agentes, procederá de oficio o por solicitud o decisión de autoridades públicas, administrativas y/o judiciales. En cualquier caso, deberá estar debidamente motivada. Si se trata de la decisión de otras autoridades, tal decisión debe haber sido debidamente notificada a la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía y permanecerá hasta tanto se le informe a la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, sobre las razones del levantamiento de la medida.

Cuando la Dirección de Hidrocarburos otorgue un periodo determinado, para corregir, actualizar o allegar información sin que el agente o el actor den cumplimiento de lo solicitado dentro del término señalado, se procederá a la suspensión temporal del código hasta tanto se le informe al operador del Sicom y a la Dirección de Hidrocarburos, el cumplimiento de dicha obligación con un informe motivado y sustentado.

PAR. 7º—  Las suspensiones temporales del código Sicom tramitadas por el Ministerio de Minas y Energía de oficio o por solicitud de autoridades públicas, administrativas y/o judiciales, procederán, en cualquier momento, para salvaguardar el régimen del abastecimiento, de comercialización de precios y de distribución de los combustibles líquidos definido en el Decreto 1073 de 2015, así como en las normas vigentes sobre la materia. En este sentido, la Dirección de Hidrocarburos podrá suspender el código Sicom por las siguientes causales, sin perjuicio de lo señalado en el parágrafo 6 de este artículo:

a) No acreditar o notificar modificaciones de los permisos urbanísticos expedidos por la autoridad municipal. Lo anterior deberá ser informado o certificado por la respectiva autoridad municipal, o deberá ser declarado por una autoridad administrativa y/o judicial.

b) No acreditar los permisos ambientales requeridos, expedidos por la autoridad ambiental correspondiente, de conformidad con lo establecido en el Parágrafo Primero del presente artículo. Lo anterior deberá ser informado o certificado por la respectiva autoridad, o deberá ser declarado por una autoridad administrativa y/o judicial. Ante la verificación que, de la vigencia o validez de los permisos, pueda realizar una autoridad pública, administrativa y/o judicial.

c) No acreditar el cumplimiento relacionado con las Pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual, o contando con las mismas, que estas no se ajusten a las obligaciones y montos señalados en el Decreto 1073 de 2015 o aquella norma que lo sustituya, modifique o derogue.

d) No acreditar el certificado expedido por el organismo de certificación señalado en la normatividad del Decreto 1073 de 2015 o aquella norma que lo sustituya, modifique o derogue, para la infraestructura requerida de acuerdo a las actividades del agente de la cadena para la correcta prestación del servicio público de distribución de combustibles.

e) No acreditar los contratos vigentes que de conformidad con el Decreto 1073 de 2015 y los Planes de Abastecimiento vigentes, se deben suscribir con los demás agentes de la cadena de combustibles. Los contratos deben respetar la normatividad relacionada con el abastecimiento de combustibles, aplicable en la respectiva jurisdicción territorial geográfica, a fin de garantizar que los agentes presten de forma ordenada, continua, segura y sostenible, el servicio público de distribución.

A partir de la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución o de que esté en firme una resolución que establezca un plan de abastecimiento, que modifique las condiciones en que se distribuyan los combustibles líquidos en la respectiva jurisdicción territorial, la Dirección de Hidrocarburos analizará la situación de abastecimiento y determinará un esquema de transición o de ajuste de la operación de los agentes, para que se logre dar un ajuste en el respectivo mercado, de modo que se dé cumplimiento cabal a la normatividad vigente sobre la materia, sin afectar la prestación continua del servicio público. Dicho esquema de transición deberá establecerse mediante un acto administrativo y no superar un periodo de transición superior a tres meses, a partir de la expedición del mismo.

f) No dar cumplimiento a las condiciones o reglas de abastecimiento, almacenamiento, calidad, manejo o distribución de combustibles líquidos en todas las regiones del país, según la normatividad vigente, incluyendo los planes de abastecimiento vigentes y aplicables para la jurisdicción territorial en la que el agente desarrolla sus actividades o tiene ubicadas la infraestructura asociada a las mismas.

La Dirección de Hidrocarburos, en aras de dar cumplimiento al presente literal, determinará un esquema de transición o mecanismo de ajuste de la operación de los agentes, para que logren ajustar lo respectivo y se dé cumplimiento cabal a la normatividad vigente sobre la materia. Dicho esquema de transición deberá establecerse mediante un acto administrativo y no podrá ser superior a tres meses a partir de la expedición del mismo.

g) En caso de ser requerido, no lograr acreditar la ubicación exacta con respecto a la información remitida en cumplimiento de los requisitos exigibles en el Decreto 1073 de 2015, o aquella norma que lo sustituya, modifique o derogue, para cada agente de la cadena).

h) No atender los requisitos de información establecidos en el Decreto 1073 de 2015, o la información solicitada por la Dirección de Hidrocarburos allegada mediante oficio o correo electrónico al respectivo agente, de manera completa, veraz y oportuna.

En relación con las causales c) y d) la suspensión temporal del código Sicom será automática una vez se surta el procedimiento establecido en el parágrafo 4o de este artículo.

En relación con las causales de suspensión temporal contenidas en los literales a), b), e), f), g) y h), la Dirección de Hidrocarburos seguirá el siguiente procedimiento:

1. Evaluará los hechos que generarían una de las causales a), b), e), f), g) y h). De encontrar razones para la configuración de una de tales causales notificará al agente para que, en un término no mayor de diez días hábiles, aclare o subsane los hechos que podrían dar lugar a la suspensión temporal del Código Sicom del agente o de las instalaciones que sean sujetas de la medida.

2. Expirados los diez días de que trata el numeral anterior, y después de analizar la respuesta del agente, siempre que la hubiere, la Dirección de Hidrocarburos decidirá si suspende o no temporalmente el Código Sicom del agente o de las instalaciones que sean sujetas de la medida.

Esta decisión será comunicada al agente involucrado, a través del correo electrónico que este debió registrar y debe mantener actualizado en el Sicom.

La Dirección de Hidrocarburos ordenará al Sicom adoptar las medidas correspondientes en cumplimiento de su decisión, las cuales deberán ser adoptadas por el operador del Sicom en un término no mayor a setenta y dos (72) horas.

3. Frente a esta decisión el agente podrá interponer recurso de reposición dentro de los cinco días hábiles siguientes a la notificación de la decisión. Contra el acto administrativo que resuelva el recurso de reposición no procederá recurso alguno.

La suspensión temporal se mantendrá hasta tanto el Agente subsane la causal que dio origen a la medida.

Tratándose de una medida temporal, esta no podrá estar en firme por un periodo que supere los noventa (90) días hábiles, prorrogables por la Dirección de Hidrocarburos, por hasta otro periodo igual. Vencido dicho plazo sin que el agente subsane las causales se podrá dar inicio a los procesos sancionatorios definidos en la ley y en la regulación vigente, así como a la evaluación de la cancelación del código Sicom.

Si el evento o situación objeto de evaluación fue subsanado o resuelto oportunamente, la Dirección de Hidrocarburos comunicará el resultado de la evaluación al agente respectivo y en un término de 72 horas será restablecida la funcionalidad de su código Sicom.