ART. 5º Trámite. El trámite “Registro de agentes y actores en el Sistema de Información de Combustibles, SICOM-GNCV, y reportes de información”, será documentado en el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Minas y Energía (SIGME), el cual forma parte integral de la presente resolución.

Los pasos del trámite corresponden a los siguientes:

1. Ingresar al SICOM-GNCV a través del siguiente link: https://gncv.sicom.gov.co/ login, y solicitar la creación del agente/actor. Para esto es necesario hacer clic en el enlace “Regístrese aquí”.

2. Registrar los datos de la empresa solicitados por el Sistema (tipo de agente, razón social, nombre comercial, NIT y dirección de correspondencia).

3. Ingresar el nombre y el correo electrónico para la creación de la cuenta de usuario que funcionará como cuenta principal del agente que se está creando. La contraseña se asignará automáticamente y será enviada a la dirección de correo electrónico registrada. Para terminar el registro, haga clic en el botón “finalizar registro” y el Sistema mostrará el aviso de confirmación de registro de agente. El Sistema enviará al correo electrónico registrado las credenciales para el acceso al Sistema (nombre de usuario y contraseña).

4. Una vez recibidas las credenciales de acceso, ingresar nuevamente al SICOM-GNCV y registrar los datos solicitados por el Sistema con respecto al representante legal, como nombres y apellidos, municipio y dirección de correspondencia, teléfono y correo electrónico. Al terminar pulse el botón guardar y para terminar el registro en el ícono “Mis Documentos”, adjuntar los archivos que lo certifican como agente/actor de la cadena de GNCV y pulsar el botón “Enviar a Revisión”. Una vez se ingrese al Sistema SICOM-GNCV por primera vez, podrán modificar la clave asignada.

5. Validar o revisar los documentos cargados al Sistema, por parte del operador SICOM-GNCV, para lo cual se cuenta con cinco (5) días hábiles.

6. Solicitar aclaración/corrección sobre los datos o los documentos reportados, en caso de ser necesario. En este caso, el agente o actor, cuenta con cinco días hábiles para ajustar o completar la información pendiente.

7. Aprobar/Rechazar al agente respectivo. Una vez los datos y documentos hayan sido validados, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, se enviará la notificación del resultado al correo electrónico registrado. Luego de ser aprobada la solicitud aparecerá el siguiente mensaje: “Su solicitud de aprobación como agente de SICOM-GNCV se encuentra APROBADA por parte del operador del SICOM”.

8. Tomar la capacitación en el manejo de la plataforma SICOM-GNCV, la cual podrá realizar de manera virtual o presencial. Una vez recibida y aprobada la capacitación respectiva, se habilitarán los módulos transaccionales.

9. Establecer en el SICOM-GNCV las diferentes interrelaciones con los demás agentes o actores de la cadena con quienes tenga vínculos comerciales, a través de la modalidad contractual que convengan. Dicha responsabilidad será de quien solicite o demande el producto o servicio.

10. Realizar transacciones o reportes de información al sistema que sean del caso, por parte de cada agente o actor, en el momento que corresponda.

El agente o actor correspondiente deberá cargar la documentación requerida al Sistema para el trámite de registro. Dicho registro no genera costos y se realiza por una sola vez, en cualquier momento, durante el ambiente de pruebas del Sistema o a partir de la implementación del módulo SICOM-GNCV, conforme al cronograma definido por la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, el cual se publicará en la página del SICOM-GNCV y en la página web del Ministerio de Minas y Energía, en el siguiente enlace: https://www.minminas.gov.co/en/gas-natural-comprimido-vehicular1

Previo a la habilitación, el agente o actor deberá capacitarse en el manejo de la plataforma SICOM-GNCV, la cual podrá realizar de manera virtual o presencial. La capacitación presencial la requerirá a través del correo electrónico sicom.servicio@minminas.gov. co o mediante comunicación escrita dirigida a la Dirección de Hidrocarburos, para su programación, la cual se realizará dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la solicitud. La capacitación virtual podrá realizarse a través de la página web www.sicom. gov.co, en cualquier momento.

Una vez registrado el agente o actor en el SICOM-GNCV (www.sicom.gov.co) quedará habilitado para operar en el mercado del GNCV. Dicha habilitación se notifica al correo electrónico registrado durante el trámite de registro.

PAR. 1º— La Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía a través del operador del SICOM-GNCV, verificará la información cargada por el agente o actor considerando la siguiente documentación, según el caso:

Agente/Actor

Información a reportar o documento a adjuntar

Responsable

Periodicidad

Importadores, fabricantes y comercializadores de equipos de conversión y de vehículos impulsados con GNCV

Número de Identificación Tributaria (NIT) del fabricante que importa o comercializa equipos de GNCV y vehículos dedicados.

El operador del SICOM-GNCV verificará el NIT consultando el Certificado de existencia y representación legal (Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio) o consultando el registro de productores e importadores de productos sujetos al cumplimiento de reglamento técnico de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Para el cargue inicial.

Talleres de conversión

Número de Identificación Tributaria del taller (NIT).

El operador del SICOM-GNCV verificará el NIT consultando el Certificado de existencia y representación legal (Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio).

Para el cargue inicial.

Certificado de conformidad del taller de conversión expedido por el Organismo de Certificación.

 

Taller de conversión.

Para el cargue inicial y cada vez que se expida o se renueve el certificado de conformidad.

Copia de las pólizas de seguros (número, aseguradora, fecha de expedición, fecha de vigencia, monto asegurado, riesgos amparados).

 

Taller de conversión.

Para el cargue inicial y cada vez que se expidan las pólizas, conforme a su vigencia.

Agente/Actor

Información a reportar o documento a adjuntar

Responsable

Periodicidad

 

Certificados de competencia laboral del personal del taller expedidos por el Sena o por Organismos de Certificación de Personas.

Taller de conversión.

Cada vez que se expida o se renueve el certificado de conformidad.

Organismos de evaluación de la conformidad (Organismos de certificación, Organismos de inspección, Laboratorios de ensayo/prueba, según el caso).

Número de Identificación Tributaria (NIT).

El operador del SICOM-GNCV verificará el NIT consultando el Certificado de existencia y representación legal (Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio).

Para el cargue inicial.

Certificado de acreditación ante el ONAC.

 

El operador del SICOM-GNCV verificará los certificados de acreditación consultando el Directorio oficial de Organismos Evaluadores de la Conformidad acreditados por ONAC, o revisando los aportados por los organismos evaluadores de la conformidad.

Para el cargue inicial y cada vez que expida o se renueve la acreditación ante el ONAC.

Distribuidores-comercializadores de gas natural.

Número de Identificación Tributaria (NIT) o registro como empresa de servicios públicos.

El operador del SICOM-GNCV verificará el NIT consultando el Certificado de existencia y representación legal (Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio) o el registro Único de Prestadores de Servicios Públicos, RUPS, de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, SSPD.

Para el cargue inicial.

Estaciones de servicio de GNCV.

Número de Identificación Tributaria (NIT) de la EDS.

El operador del SICOM-GNCV verificará el NIT consultando el Certificado de existencia y representación legal (Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio).

Para el cargue inicial. Excepto para aquellas EDS dedicadas o mixtas, privadas, requeridas para la operación de actividades productivas, cuyo objeto principal no corresponda a la comercialización de GNC (autoconsumo).

Certificado de conformidad de la EDS, expedido por el Organismo de Certificación o por el Organismo de Inspección, según el caso.

 

Estación de Servicio – EDS de GNC.

Para el cargue inicial y cada vez que se expida o se renueve el certificado de conformidad.

 

Copia pólizas de seguros (número, aseguradora, fecha de expedición, fecha de vigencia, monto asegurado, riesgos amparados).

Estación de Servicio – EDS de GNC.

Para el cargue inicial y cada vez que se expidan las pólizas, conforme a su vigencia.

Certificados de competencia laboral del personal a cargo de la operación y mantenimiento de la EDS, expedidos por el Sena o por Organismos de Certificación de Personas.

 

Estación de Servicio – EDS de GNC.

Cada vez que se expida o se renueve el certificado de conformidad.

Todos los Números de Identificación Tributaria (NIT) se deben utilizar de manera continua, sin caracteres alfanuméricos e incluyendo el dígito de verificación.

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.6.1.1.3.1 del Decreto número 1073 de 2015, las estaciones de servicio y los talleres de conversión deberán mantener vigentes dos pólizas de seguros, a saber: (i) Responsabilidad Civil Extracontractual (RCE) y (ii) Cumplimiento de Disposiciones Legales.

Hasta tanto existan organismos de inspección acreditados por el ONAC para emitir el certificado de conformidad correspondiente, las estaciones de servicio madre e hija, podrán demostrar la conformidad mediante las siguientes alternativas: i) a través de la presentación de certificados expedidos por organismos de evaluación de la conformidad que se encuentren acreditados ante el ONAC para verificar los requisitos que le sean aplicables frente al esquema de certificación vigente; y/o ii) a través de la presentación de la “Declaración” tal como se encuentra definida en el artículo 3o de la Resolución número 40278 de 2017, es decir como la atestación de primera parte según la Norma NTC-ISO/ IEC 17000.

PAR. 2º— Para verificar la información del agente o actor, revisar la documentación cargada al Sistema y atender las solicitudes realizadas, la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas, a través del operador SICOM-GNCV, contará con cinco (5) días hábiles para pronunciarse sobre cada solicitud y en caso de ser procedente, habilitar al agente o actor o crear usuarios, según el caso.

PAR. 3º— Posterior a la habilitación, el agente o actor deberá registrar en SICOM-GNCV las relaciones contractuales o comerciales entre los diferentes agentes o actores de la cadena, a través de la modalidad contractual que convengan. Dicha responsabilidad será de quien demande o solicite el producto o servicio (Estaciones de servicio, talleres de conversión, importadores, fabricantes o comercializadores de equipos de conversión y de vehículos impulsados con GNCV).

PAR. 4º Los organismos evaluadores de la conformidad y los talleres de conversión podrán solicitar la creación de usuarios adicionales a través del correo electrónico sicom. servicio@minminas.gov.co o mediante escrito enviado a la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía, donde se especifique el nombre completo, el tipo y número del documento de identificación y el correo electrónico del auditor, inspector o verificador, o del instalador. Dicho usuario será válido siempre y cuando se mantenga la relación laboral correspondiente. Asimismo, en caso de presentarse una inactividad superior a 60 días en el Sistema, el usuario y clave del personal autorizado, será bloqueado.